بهترین نرم‌افزار مدیریت مطب کدام است؟ راهنمای انتخاب در ۱۲ معیار

«بهترین نرم‌افزار مدیریت مطب کدام است؟» پرسشی است که تقریباً هر پزشکی پیش از رها کردن دفتر نوبت می‌پرسد. پاسخ کوتاه این است که بهترین نرم‌افزار برای همه وجود ندارد؛ مطب یک پزشک عمومی با یک منشی، کلینیک قلب با گزارش اکو و کلینیک چندپزشکه با چند شعبه، نیازهای متفاوتی دارند. اما معیارهایی هست که در همه‌ی این مطب‌ها نرم‌افزار خوب را از نرم‌افزاری که بعد از چند ماه کنار گذاشته می‌شود جدا می‌کند. ۱۲ معیار زیر، هر یک با پرسشی برای فروشنده، همین کار را می‌کند.

۱. تحت وب، نصبی یا هر دو؟

نرم‌افزارهای مطب دو دسته‌اند. نرم‌افزار نصبی روی کامپیوتر مطب نصب می‌شود و داده‌ها همان‌جا می‌ماند؛ بی‌اینترنت کار می‌کند، اما پشتیبان‌گیری، به‌روزرسانی و خرابی کامپیوتر به عهده‌ی خودتان است و معمولاً فقط از داخل مطب در دسترس است. نرم‌افزار تحت وب (ابری) روی سرور شرکت اجرا می‌شود و با مرورگر باز می‌شود؛ از هر دستگاهی کار می‌کند، پشتیبان‌گیری خودکار است و بیمار هم می‌تواند آنلاین نوبت بگیرد یا پرونده‌اش را ببیند.

ضعف نرم‌افزار تحت وب، وابستگی به اینترنت است. راه‌حل خوب، نرم‌افزار تحت وبی است که برنامه‌ی دسکتاپ هم داشته باشد تا اگر اینترنت قطع شد، کار مطب ادامه پیدا کند و بعد خودش همگام شود.

۲. محل نگه‌داری داده و پشتیبان‌گیری

پرونده‌ی بیمار حساس‌ترین داده‌ی مطب است. بپرسید داده‌ها روی چه سروری و در کدام کشور نگه داشته می‌شود، هر چند وقت یک بار پشتیبان گرفته می‌شود، پشتیبان‌ها کجاست و اگر روزی خواستید از نرم‌افزار بروید، داده‌هایتان را در چه قالبی تحویل می‌گیرید. نرم‌افزاری که خروجی اکسل از بیماران و ویزیت‌ها ندارد، شما را به خودش وابسته می‌کند.

۳. پرونده الکترونیک بیمار کامل باشد

پرونده باید همه‌ی سابقه را یک‌جا نشان دهد: ویزیت‌ها و یادداشت پزشک، تشخیص، نسخه‌ها، جواب آزمایش‌ها، عکس و مدارک اسکن‌شده. اگر تخصص شما گزارش ویژه دارد (اکو، نوار قلب، اسپیرومتری، سونوگرافی، ادیوگرام)، ببینید نرم‌افزار برگه‌ی آن را دارد یا باید گزارش را جدا در Word بنویسید. جستجو هم مهم است: پیدا کردن بیمار با نام، موبایل، کد ملی یا شماره‌ی پرونده‌ی قدیمی باید چند ثانیه طول بکشد. درباره‌ی این موضوع در پرونده الکترونیک بیمار بیشتر نوشته‌ایم.

۴. نوبت‌دهی آنلاین و یادآوری پیامکی

بخش بزرگی از تلفن‌های مطب برای گرفتن و جابه‌جا کردن نوبت است. نوبت‌دهی آنلاین این بار را از دوش منشی برمی‌دارد، به شرط آن‌که نوبت آنلاین و نوبت تلفنی در یک تقویم باشند و هیچ ساعتی دو بار رزرو نشود. پیامک یادآوری روز قبل هم یکی از ساده‌ترین راه‌های کم کردن نوبت‌های بی‌حضور است. اگر نوبت‌های خالی‌مانده برایتان هزینه دارد، بپرسید آیا می‌شود هنگام رزرو آنلاین بیعانه گرفت.

۵. کار منشی باید سریع‌تر شود

منشی بیشترین زمان را با نرم‌افزار می‌گذراند. در دوره‌ی آزمایشی، کارهای پرتکرار او را بشمارید: ثبت بیمار تازه، دادن نوبت، پذیرش و فرستادن به صف، گرفتن پول. هر کدام چند کلیک است؟ آیا روی گوشی هم راحت انجام می‌شود؟ آیا پزشک و منشی صف را هم‌زمان و بی‌فاصله می‌بینند یا باید صفحه را بارها تازه کرد؟

۶. نسخه، آزمایش و بیمه

نوشتن نسخه با فهرست دارو، داروهای پرتکرار هر پزشک و تکرار نسخه‌ی قبلی، وقت ویزیت را کوتاه می‌کند. درباره‌ی بیمه دقیق بپرسید: آیا نرم‌افزار نسخه را مستقیم در سامانه‌ی نسخه‌ی الکترونیک بیمه ثبت می‌کند، یا فقط کد رهگیری را نگه می‌دارد و ثبت را در سامانه‌ی خود بیمه انجام می‌دهید؟ هر دو رایج است؛ فقط پیش از خرید روشن کنید کدام را می‌گیرید.

۷. دسترسی جدا برای هر نفر

هر کس باید با حساب خودش وارد شود و فقط بخش‌هایی را ببیند که لازم دارد. منشی لازم نیست گزارش درآمد را ببیند و پرستار لازم نیست تنظیمات را تغییر دهد. گزارش فعالیت (چه کسی چه کاری کرد) هم در روز اختلاف یا خطا به کار می‌آید.

۸. صفحه‌ای برای خود بیمار

بیماری که نسخه، جواب آزمایش و نوبت بعدی‌اش را روی گوشی خودش می‌بیند، کمتر برای پرسیدن تماس می‌گیرد و کمتر نسخه‌اش را گم می‌کند. ببینید نرم‌افزار چنین صفحه‌ای دارد یا نه، چطور امن می‌شود (مثلاً با کد پیامکی) و پزشک می‌تواند انتخاب کند کدام مدرک را بیمار ببیند.

۹. گزارش و صندوق

در پایان هر روز باید بدانید چقدر دریافت شده و چه کسی بدهکار است، و در پایان هر ماه، چند بیمار آمده، چند نوبت خالی مانده و سهم هر پزشک چقدر است. اگر مطب چند پزشک یا چند شعبه دارد، گزارش باید برای هر کدام جدا هم در دسترس باشد.

۱۰. هوش مصنوعی؛ کمک، نه جایگزین پزشک

بعضی نرم‌افزارها دستیار هوش مصنوعی دارند که به فارسی پاسخ می‌دهد، نوبت پیدا می‌کند یا پیش از ویزیت پرونده را خلاصه می‌کند. این امکانات وقت زیادی آزاد می‌کنند، به شرطی که هر تغییر با تأیید خود شما انجام شود و هوش مصنوعی به‌جای پزشک تشخیص ندهد یا دارو تجویز نکند.

۱۱. پشتیبانی و آموزش

بپرسید پشتیبانی از چه راهی و در چه ساعت‌هایی پاسخ می‌دهد، آموزش اولیه دارد یا نه، و ورود پرونده‌های قبلی به عهده‌ی کیست. نرم‌افزاری که به‌روزرسانی منظم دارد و به درخواست‌های کاربران گوش می‌دهد، چند سال بعد هم به کارتان می‌آید.

۱۲. قیمت واقعی را حساب کنید

قیمت اعلام‌شده فقط بخشی از هزینه است. این‌ها را هم بپرسید:

جمع‌بندی: دو کار برای جلسه‌ی دمو

• یک روز کاری واقعی مطب را در نرم‌افزار شبیه‌سازی کنید، از نوبت تا نسخه و صندوق، و کار منشی را روی گوشی هم امتحان کنید.
• همه‌ی هزینه‌ها را، نه فقط اشتراک، کتبی بگیرید.