انبارداری کلینیک زیبایی: سری ساخت، تاریخ انقضا و مصرف هر جلسه

انبارداری کلینیک زیبایی با انبار یک فروشگاه فرق دارد. ژل، فرآورده‌های تزریقی، کرم‌ها و مواد مصرفی دستگاه‌ها گران‌اند، تاریخ انقضا دارند و بعضی‌شان شرایط نگه‌داری خاص می‌خواهند. پاسخ کوتاه این است: اگر هنگام ورود هر بسته سری ساخت و تاریخ انقضایش را بنویسید و مصرف هر جلسه را در پرونده‌ی همان درمان ثبت کنید، هم موجودی‌تان درست می‌ماند، هم کمتر ماده‌ای دور ریخته می‌شود و هم اگر روزی مشکلی پیش آمد، می‌دانید از کدام بسته استفاده شده است.

چرا سری ساخت و تاریخ انقضا مهم است؟

هر نوبت تولید یک ماده، شماره‌ای به نام سری ساخت (Lot یا Batch) دارد. اگر سازنده یا سازمان غذا و دارو درباره‌ی یک سری هشدار بدهد یا آن را جمع کند، فقط کلینیکی که سری ساخت را ثبت کرده می‌داند آیا آن سری را دارد، کجاست و برای کدام مشتری مصرف شده است. کلینیکی که فقط «پنج جعبه ژل» در دفترش نوشته، این را نمی‌داند.

تاریخ انقضا هم دو هزینه دارد: ماده‌ای که منقضی شود پولی است که دور ریخته می‌شود، و ماده‌ی منقضی‌ای که اشتباهی مصرف شود، خطری برای مشتری و اعتبار کلینیک است. هر دو با یک عادت ساده کم می‌شوند: تاریخ را از روز ورود ثبت کنید و هر هفته نگاه کنید چه چیزی نزدیک به انقضاست.

ورود کالا: چه چیزی را ثبت کنید؟

بیشترین خطای انبار در لحظه‌ی ورود کالا پیش می‌آید: جعبه‌ها شمرده می‌شوند و در قفسه می‌روند و جزئیات هیچ‌جا نوشته نمی‌شود. برای هر بسته‌ای که وارد می‌شود، این خانه‌ها را پر کنید:

اگر یک سفارش از دو سری ساخت آمده، آن را دو ردیف جدا ثبت کنید. سری‌های مختلف معمولاً تاریخ انقضای متفاوتی هم دارند.

چیدمان و نگه‌داری

قفسه و یخچال را طوری بچینید که بسته‌ای که زودتر منقضی می‌شود جلوتر باشد. این قاعده را «اول منقضی، اول مصرف» می‌نامند. بسته‌های تازه را پشت بسته‌های قدیمی بگذارید، نه جلوی آن‌ها.

• موادی که باید در یخچال بمانند، یخچال جدا از خوراکی کارکنان داشته باشند و دمای یخچال هر روز دیده شود.
• بسته‌های باز شده را با تاریخ باز شدن علامت بزنید؛ بسیاری از مواد پس از باز شدن مهلت مصرف کوتاه‌تری دارند. این مهلت را از بروشور سازنده بخوانید.
• مواد گران و تزریقی در جای قفل‌دار بمانند و کلید آن دست چند نفر مشخص باشد.
• بسته‌ی آسیب‌دیده یا مشکوک را جدا کنید و تا روشن شدن وضعش مصرف نکنید.

مصرف هر جلسه: موجودی را با پرونده درست نگه دارید

رایج‌ترین دلیل تفاوت موجودی دفتر با قفسه این است که مصرف جلسه‌ها جایی ثبت نمی‌شود، یا در دفتری جدا و آخر روز، از حافظه. راه درست این است که مصرف هر جلسه در پرونده‌ی همان درمان ثبت شود: چه ماده‌ای، چه مقدار و از کدام سری ساخت. این یک ثبت، دو کار انجام می‌دهد؛ موجودی انبار را کم می‌کند و سابقه‌ی درمان مشتری را کامل می‌کند.

برای مواد چندبار مصرف (مثلاً یک ویال که برای چند ناحیه یا چند مشتری به‌کار می‌رود)، واحد شمارش را کوچک‌تر بگیرید یا هنگام باز کردن، کل بسته را از انبار کم کنید و در پرونده‌ی هر مشتری مقدار مصرف‌شده را بنویسید. مهم این است که روش در همه‌ی کلینیک یکی باشد.

این کار به مدیریت کلی کلینیک هم کمک می‌کند. وقتی مصرف هر خدمت معلوم باشد، هزینه‌ی واقعی هر جلسه و سود هر خدمت را می‌دانید. درباره‌ی شاخص‌های دیگر در راهنمای مدیریت کلینیک زیبایی نوشته‌ایم.

هشدار انقضا و رو به اتمام

دو فهرست را هر هفته ببینید:

• مواد نزدیک به انقضا: هر چیزی که در یکی دو ماه آینده منقضی می‌شود. برای این مواد تصمیم بگیرید: زودتر مصرف شوند، در پکیجی گنجانده شوند یا اگر تأمین‌کننده می‌پذیرد، پس داده شوند.
• مواد رو به اتمام: هر ماده‌ای که موجودی‌اش از حد کمینه پایین‌تر رفته. حد کمینه را بر پایه‌ی مصرف هفته‌های گذشته و مدتی که تأمین‌کننده برای رساندن کالا لازم دارد تعیین کنید.

پیش از هر سفارش تازه به فهرست اول نگاه کنید. خرید بیشتر از ماده‌ای که همین حالا چند بسته‌ی نزدیک به انقضا از آن دارید، رایج‌ترین راه دور ریختن پول است.

شمارش دوره‌ای و تفاوت موجودی

هر قدر هم ثبت دقیق باشد، گاهی موجودی قفسه با موجودی ثبت‌شده نمی‌خواند. مواد گران و تزریقی را هر هفته بشمارید و بقیه را هر ماه. هر تفاوت را با دلیلش بنویسید: مصرفی که ثبت نشده، بسته‌ای که آسیب دیده، یا خطای ورود. اگر تفاوت‌ها بارها در یک ماده یا یک شیفت تکرار شد، روش کار را بازبینی کنید.

گزارش ورود و خروج انبار را هم ماهانه نگه دارید: چه چیزی آمد، چه چیزی مصرف شد، چه چیزی منقضی شد و دور ریخته شد. همین گزارش در جلسه با تأمین‌کننده و در حساب‌های پایان سال به کار می‌آید.

ردیابی در عارضه

اگر مشتری پس از درمان دچار واکنش یا عارضه شد، یکی از اولین پرسش‌ها این است: از چه ماده‌ای و از کدام سری ساخت استفاده شده است؟ کلینیکی که سری ساخت را در پرونده‌ی درمان ثبت کرده، پاسخ را در چند ثانیه دارد و می‌تواند ببیند آیا مشتریان دیگری هم از همان سری درمان گرفته‌اند.

• جزئیات درمان، ماده، مقدار و سری ساخت را در پرونده‌ی مشتری نگه دارید.
• بسته‌های باقی‌مانده از همان سری را جدا کنید تا وضع روشن شود.
• عارضه‌ی جدی را طبق دستور سازمان غذا و دارو گزارش کنید. راه گزارش را از سایت سازمان یا معاونت غذا و داروی دانشگاه علوم پزشکی منطقه‌تان بپرسید.
• رضایت‌نامه‌ای که مشتری پیش از درمان امضا کرده، بخشی از همین سابقه است. نمونه‌ی بندهای آن را در فرم رضایت‌نامه‌ی لیزر ببینید.

چه کسی مسئول انبار است؟

انباری که همه به آن دست می‌زنند و هیچ‌کس مسئولش نیست، دیر یا زود با دفتر نمی‌خواند. یک نفر را مسئول انبار کنید: تحویل کالا، ثبت ورود، شمارش دوره‌ای و دیدن فهرست هشدارها با اوست. بقیه‌ی کارکنان فقط مصرف هر جلسه را در پرونده‌ی درمان ثبت می‌کنند.

دسترسی‌ها را هم جدا کنید. کسی که مصرف را ثبت می‌کند لازم نیست بتواند موجودی را دستی تغییر دهد، و هر تغییر دستی در موجودی باید با نام ثبت‌کننده و دلیلش بماند. این کار برای کسی بی‌اعتمادی نیست؛ وقتی تفاوتی پیدا شد، زودتر می‌فهمید از کجا آمده است.

جمع‌بندی: فهرست کوتاه انبار

• هنگام ورود: نام، واحد، سری ساخت، تاریخ انقضا، تعداد، تأمین‌کننده.
• در قفسه: اول منقضی، اول مصرف؛ بسته‌ی باز با تاریخ باز شدن.
• در هر جلسه: ماده، مقدار و سری ساخت در پرونده‌ی درمان.
• هر هفته: فهرست نزدیک به انقضا و رو به اتمام؛ شمارش مواد گران.
• هر ماه: شمارش کامل و گزارش ورود و خروج.

اگر این کارها را با دفتر و اکسل انجام می‌دهید، بزرگ‌ترین خطر این است که مصرف جلسه‌ها و موجودی از هم جدا بمانند. یک نرم‌افزار مدیریت کلینیک زیبایی این دو را به هم وصل می‌کند.