فهرست مطالب
خلاصه در چند خط
- با بیماران فعال شروع کنید؛ پروندههای قدیمی را همزمان با مراجعهی هر بیمار وارد کنید.
- اطلاعاتی را که باید جستجو شود تایپ کنید (مشخصات، تشخیص، حساسیت، داروها) و بقیهی برگهها را اسکن و پیوست کنید.
- شماره‌ی پرونده‌ی قدیمی را نگه دارید و اصل کاغذی را تا روشن شدن مدت نگهداری قانونی دور نریزید.
دیجیتال کردن پرونده بیماران یعنی پروندههای کاغذی را طوری به نرم‌افزار ببرید که هر پرونده در چند ثانیه پیدا شود و پزشک در ویزیت، سابقه‌ی مهم بیمار را بی‌ورق زدن ببیند. بسیاری از مطب‌ها این کار را به تعویق می‌اندازند چون فکر می‌کنند باید همهی قفسه‌ها را یک‌جا اسکن کنند. لازم نیست. با یک ترتیب درست، مطب از همان هفته‌ی اول با پرونده‌ی الکترونیک کار می‌کند و بقیهی پروندهها کم‌کم و بی‌فشار وارد می‌شوند.
اولویت‌بندی پروندهها
همهی پروندهها ارزش یکسان ندارند. پرونده‌ی بیماری که هفته‌ی بعد نوبت دارد، از پرونده‌ای که ده سال است کسی سراغش نیامده مهم‌تر است. پروندهها را در سه دسته بگذارید:
- بیماران فعال: کسانی که در یکی دو سال اخیر آمده‌اند یا نوبت آینده دارند. این‌ها را اول وارد کنید.
- بیماران با بیماری مزمن: بیمارانی که پیگیری طولانی دارند، مثل دیابت، فشار خون یا بیماری قلبی. سابقه‌ی آن‌ها در ویزیت بعدی لازم است.
- بایگانی قدیمی: بقیهی پروندهها. هر وقت یکی از این بیماران دوباره آمد، پرونده‌اش را همان روز وارد کنید.
قدم اول در هر سه دسته یکی است: فهرست بیماران. اگر نام، کد ملی، موبایل و شماره‌ی پرونده‌ی قدیمی بیماران را در یک فایل اکسل دارید یا می‌توانید داشته باشید، همه را یک‌جا وارد نرم‌افزار کنید. از آن به بعد هر بیمار پرونده‌ی الکترونیک دارد، حتی اگر سابقه‌ی کاغذی‌اش هنوز اسکن نشده باشد.
اسکن یا ورود دستی؟
پاسخ معمولاً «هر دو» است. اسکن سریع است و چیزی از دست نمی‌رود، اما عکس یک برگه قابل جستجو نیست و داروها و حساسیت‌های بیمار را نمی‌شود در آن پیدا کرد. ورود دستی کندتر است، اما اطلاعات را قابل استفاده می‌کند.
| اطلاعات | روش پیشنهادی | چرا |
|---|---|---|
| نام، کد ملی، موبایل، تاریخ تولد | ورود از اکسل یا تایپ | برای جستجو و شناسایی بیمار |
| شماره‌ی پرونده‌ی قدیمی | تایپ | برای پیدا کردن پوشه‌ی کاغذی |
| حساسیت دارویی و بیماری‌های مزمن | تایپ | دیدن در نگاه اول، پیش از نوشتن نسخه |
| داروهای مصرفی فعلی | تایپ | ادامه‌ی درمان و بررسی تداخل به دست پزشک |
| آخرین تشخیص‌ها | تایپ، ترجیحاً با کد ICD-10 | خوانایی و جستجو |
| برگه‌های ویزیت قدیمی | اسکن به PDF | سابقه کامل می‌ماند بی‌آن‌که وقت زیادی ببرد |
| جواب آزمایش، گزارش اکو و نوار قلب قدیمی | اسکن به PDF | پیوست به پرونده برای مقایسه |
| رضایت‌نامه‌های امضاشده | اسکن به PDF | سند با امضا باید همان‌طور که هست بماند |
| CD سونوگرافی، سی‌تی و ام‌آر‌آی | بارگذاری فایل‌های DICOM | تصویر با کیفیت اصلی |
نام‌گذاری و جستجو
پرونده‌ی دیجیتالی که پیدا نشود، با قفسه‌ی کاغذی فرقی ندارد. سه قاعده را از روز اول رعایت کنید:
- یک بیمار، یک پرونده: پیش از ساختن پرونده‌ی تازه، با کد ملی و موبایل جستجو کنید. پرونده‌ی تکراری بزرگ‌ترین دردسر بعدی است.
- شماره‌ی قدیمی را نگه دارید: شماره‌ی پرونده‌ی کاغذی را در پرونده‌ی الکترونیک ثبت کنید تا هر وقت اصل لازم شد، پوشه‌اش پیدا شود.
- نام فایل گویا: اگر فایل‌ها را پیش از بارگذاری روی کامپیوتر نگه می‌دارید، نامشان را یکدست بگذارید، مثلاً «نام خانوادگی - شماره‌ی پرونده - نوع مدرک - سال».
در نرم‌افزار مطب، فایل‌ها داخل پرونده‌ی هر بیمار می‌روند و جستجو با نام، موبایل، کد ملی یا شماره‌ی پرونده انجام میشود؛ پس بیشتر از نام فایل، درستی مشخصات بیمار اهمیت دارد.
یک برنامه‌ی ساده برای چند هفته‌ی اول
فهرست بیماران
نام، کد ملی، موبایل و شماره‌ی پرونده‌ی قدیمی را در اکسل جمع کنید و یک‌جا وارد کنید.
بیماران هفته‌ی بعد
هر روز، پرونده‌ی بیمارانی را که فردا نوبت دارند وارد کنید: خلاصه را تایپ کنید و بقیه را اسکن کنید.
بیماران مزمن
در وقت‌های خالی، پرونده‌ی بیماران با پیگیری طولانی را کامل کنید.
ثبت تازه فقط در نرم‌افزار
از روز اول، ویزیت تازه را فقط در پرونده‌ی الکترونیک بنویسید، نه روی کاغذ.
بایگانی قدیمی
بقیهی پروندهها را همزمان با مراجعهی دوبارهی هر بیمار وارد کنید.
نگهداری اصل کاغذی
پس از اسکن، اصل کاغذی را دور نریزید. مدت نگهداری پرونده‌ی پزشکی و روش درست معدوم کردن آن را باید از منبع رسمی بپرسید، نه از یک سایت. ما در مطلب مدت نگهداری پرونده پزشکی توضیح داده‌ایم چه چیزی روشن است و از کجا بپرسید. تا آن زمان:
- پوشه‌ها را با همان شماره‌ی قدیمی، به ترتیب و در قفسه‌ی قفل‌دار نگه دارید.
- روی پوشه‌هایی که اسکن شده‌اند علامت بگذارید تا کار دوباره نشود.
- رضایت‌نامه‌ها و برگه‌های امضاشده را جدا و با دقت بیشتر نگه دارید.
- هیچ برگه‌ای را با سطل زباله‌ی معمولی دور نریزید؛ معدوم کردن باید امن و ثبت‌شده باشد.
خطاهای رایج در دیجیتال کردن پروندهها
- شروع از قفسه‌ی قدیمی: هفته‌ها صرف پروندههایی میشود که کسی سراغشان نمی‌آید، و بیماران فعال هنوز پرونده‌ی الکترونیک ندارند.
- دو دفتر همزمان: ویزیت تازه هم روی کاغذ نوشته میشود و هم در نرم‌افزار؛ دیر یا زود یکی از آن دو ناقص می‌ماند.
- کد ملی ناقص: پروندهها با نام ساخته می‌شوند و دو بیمار هم‌نام در یک پرونده می‌روند، یا یک بیمار دو پرونده پیدا می‌کند.
- اسکن بی‌کنترل: برگهها کج، تار یا ناقص اسکن می‌شوند و کسی تا روزی که لازمشان شود متوجه نمی‌شود.
- فقط اسکن: همه‌چیز عکس است؛ حساسیت دارویی در هیچ خانه‌ای ثبت نشده و هشدار نسخه کار نمی‌کند.
- بی‌برنامه: کار به «وقت آزاد» سپرده میشود و هیچ‌وقت پیش نمی‌رود. یک هدف کوچک روزانه بگذارید، مثلاً پرونده‌ی بیماران فردا.
زمان و هزینه
عدد ثابتی برای همهی مطب‌ها نمی‌شود گفت؛ پرونده‌ی یک بیمار با دو ویزیت با پرونده‌ی بیماری که بیست سال پیگیری داشته فرق دارد. خودتان برآورد کنید:
- تعداد پروندههای هر دسته (فعال، مزمن، بایگانی) را تقریبی بشمارید.
- ده پرونده‌ی معمولی را کامل وارد کنید و زمان را بنویسید. میانگین آن، زمان هر پرونده است.
- زمان هر پرونده را در تعداد پروندههای فعال ضرب کنید و ببینید با وقت آزاد منشی چند هفته میشود.
- هزینه‌ی اسکنر، کاغذ و ساعت کار کارکنان، یا هزینه‌ی سپردن کار به یک خدمت ورود اطلاعات را کنار هم بگذارید.
اگر پروندههای شما از قبل در یک نرم‌افزار دیگر است، کار شکل دیگری دارد و معمولاً با خروجی اکسل یا پشتیبان نرم‌افزار قبلی انجام میشود؛ در مطلب انتقال اطلاعات نرم‌افزار مطب این را جداگانه توضیح داده‌ایم.