فهرست مطالب
خلاصه در چند خط
- فهرست بیماران و مشخصاتشان تقریباً همیشه با اکسل منتقل میشود؛ سابقهی ویزیت و نسخه به خروجی نرمافزار قبلی بستگی دارد.
- پیش از ورود کامل، فایل را تمیز کنید و با چند ده بیمار امتحان کنید.
- با یک دوره‌ی کوتاه کار موازی، انتقال لازم نیست حتی یک روز کار مطب را متوقف کند.
- نرمافزار قبلی را تا مدتی فقط برای خواندن نگه دارید و از دادههایش پشتیبان کامل بگیرید.
انتقال اطلاعات نرمافزار مطب، یعنی بردن فهرست بیماران و سوابقشان از نرمافزار قدیمی به سامانه‌ی جدید، بیشتر از آن‌که کار فنی باشد، کار برنامه‌ریزی است. بخش بزرگ کار، گرفتن خروجی درست از نرمافزار قبلی و تمیز کردن آن است؛ ورود به سامانه‌ی جدید، اگر فایل تمیز باشد، سریع انجام میشود، و با ترتیب درست، کار مطب حتی یک روز هم متوقف نمی‌شود.
چه داده‌هایی منتقل میشود؟
همهی دادهها به یک اندازه مهم نیستند و همه را هم به یک راه نمی‌شود منتقل کرد. پیش از هر کاری، فهرست کنید چه چیزی را واقعاً لازم دارید:
| داده | معمولاً منتقل میشود؟ | نکته |
|---|---|---|
| فهرست بیماران و مشخصات | بله، با اکسل | نام، موبایل، کد ملی، تاریخ تولد و شماره‌ی پروندهی قدیمی |
| نوبت‌های آینده | گاهی | اگر کم‌اند، دستی ثبت کنید؛ بعد از روز تغییر، نوبت تازه فقط در سامانه‌ی جدید |
| سابقهی ویزیت و یادداشت‌ها | به نرمافزار قبلی بستگی دارد | اگر خروجی ساختاریافته ندارد، بهصورت PDF در پروندهی هر بیمار |
| نسخهها و جواب آزمایش‌ها | به نرمافزار قبلی بستگی دارد | برای بیماران فعال مهم‌تر از بیماران قدیمی است |
| مدارک اسکن‌شده و عکس‌ها | بله، بهصورت فایل | نام فایل‌ها باید نشان دهد مال کدام بیمار است |
| تصویرهای پزشکی (DICOM) | بله، اگر سامانه‌ی جدید آن را بپذیرد | سی‌دی سونوگرافی، اکو، سی‌تی یا ام‌آر‌آی |
| بدهی و مانده‌حساب بیماران | بهتر است دستی | فقط مانده‌ی روز تغییر را ثبت کنید، نه همهی تاریخچه‌ی پرداخت |
| قالب گزارش‌ها و فرم‌ها | گاهی | فرم‌های Word خود مطب را نگه دارید |
یک قاعده‌ی ساده کمک می‌کند: هر چه بیماران فعال امروز لازم دارند، باید روز اول در سامانه‌ی جدید باشد. سوابق بیماران قدیمی که سال‌هاست نیامده‌اند، می‌تواند بهصورت فایل بایگانی نگه داشته شود.
قالب‌های رایج: اکسل، فایل پشتیبان، PDF و DICOM
اکسل یا CSV
رایج‌ترین و مطمئن‌ترین راه است. بیشتر نرم‌افزارها فهرست بیماران را به اکسل می‌دهند و بیشتر سامانه‌های جدید آن را می‌پذیرند. هر بیمار یک ردیف و هر مشخصه یک ستون: نام، نام خانوادگی، موبایل، کد ملی، تاریخ تولد، جنسیت و شماره‌ی پروندهی قدیمی.
فایل پشتیبان نرمافزار
بسیاری از نرم‌افزارهای نصبی پشتیبان خودشان را در قالبی می‌سازند که فقط همان نرمافزار می‌خواند. این فایل برای بازگرداندن همان نرمافزار مفید است، اما سامانه‌ی دیگری معمولاً نمی‌تواند مستقیم بخواندش. از شرکت قبلی بخواهید خروجی اکسل یا یک قالب باز به شما بدهد. دادههای پرونده‌ها مال مطب است، نه مال شرکت نرمافزار.
PDF و اسکن
برای سوابقی که خروجی ساختاریافته ندارند، مثل یادداشت‌های ویزیت قدیمی یا گزارشهای چاپی، PDF راه خوبی است. هر بیمار یک فایل، با نامی که شماره‌ی پرونده یا کد ملی را داشته باشد، تا بعد بشود آن را در پروندهی درست گذاشت.
تصویرهای پزشکی
سی‌دی‌های سونوگرافی، اکو یا سی‌تی معمولاً در قالب DICOMاند. اگر سامانه‌ی جدید DICOM را می‌پذیرد، این تصویرها را میشود با کیفیت اصلی در پروندهی بیمار گذاشت.
انتقال، گام‌به‌گام
این ترتیب برای بیشتر مطب‌ها جواب میدهد، از مطب یک‌نفره تا کلینیک چندپزشکه:
فهرست و تصمیم
بنویسید چه داده‌هایی منتقل میشود، کدام دستی و کدام بهصورت فایل بایگانی می‌ماند. یک روز کم‌کار را برای تغییر انتخاب کنید.
خروجی از نرمافزار قبلی
فهرست بیماران را به اکسل بگیرید و از سوابقی که خروجی ساختاریافته ندارند PDF بسازید. یک پشتیبان کامل هم از نرمافزار قبلی جای امنی بگذارید.
تمیز کردن فایل
تکراری‌ها را یکی کنید، شماره‌های موبایل و کد ملی را یکدست کنید و ستون‌ها را با قالب سامانه‌ی جدید جور کنید.
ورود آزمایشی
چند ده بیمار را وارد کنید و چند پرونده را با نرمافزار قبلی مقایسه کنید: نام، موبایل، کد ملی و شماره‌ی پرونده درست آمده است؟
ورود کامل و کنترل
همه را وارد کنید، تعداد بیماران را با نرمافزار قبلی بسنجید و چند پروندهی تصادفی را دوباره بررسی کنید.
کار موازی و پایان
چند روز نرمافزار قبلی را فقط برای دیدن سوابق باز نگه دارید و همهی کار تازه را در سامانه‌ی جدید انجام دهید.
خطاهای رایج در انتقال اطلاعات
بیشتر مشکلات انتقال، کوچک و تکراری‌اند و اگر از پیش بدانید، با چند دقیقه کار در اکسل حل می‌شوند:
- صفرهای اول گم می‌شوند: اکسل اگر ستون موبایل یا کد ملی را عدد بداند، صفر اول را برمی‌دارد. پیش از ذخیره، نوع این ستون‌ها را متن کنید و چند ردیف را نگاه کنید.
- «ی» و «ک» عربی: بسیاری از نرم‌افزارهای قدیمی نام‌ها را با «ي» و «ك» عربی ذخیره کرده‌اند. اگر سامانه‌ی جدید هنگام جستجو این دو را یکی نداند، بیمار با نام درست پیدا نمی‌شود. یا فایل را یکدست کنید یا بپرسید جستجوی سامانه‌ی جدید هر دو را پیدا می‌کند یا نه.
- بیماران تکراری: یک بیمار با دو شماره‌ی پرونده یا با املای متفاوت نام. پیش از ورود، با موبایل یا کد ملی تکراری‌ها را پیدا و یکی کنید.
- تاریخ‌های قاطی: بعضی تاریخ‌ها شمسی، بعضی میلادی و بعضی با قالب‌های مختلف نوشته شده‌اند. یک قالب را انتخاب و همه را یکدست کنید.
- نام و نام خانوادگی در یک ستون: اگر سامانه‌ی جدید آن‌ها را جدا می‌خواهد، پیش از ورود جدا کنید.
- حروف به‌هم‌ریخته: فایل CSV که با رمزگذاری نادرست ذخیره شده، فارسی را بهصورت علامت‌های نامفهوم نشان میدهد. با رمزگذاری UTF-8 ذخیره کنید یا مستقیم فایل اکسل بدهید.
مدت توقف کار مطب
اگر ترتیب بالا را رعایت کنید، مطب لازم نیست حتی یک روز تعطیل شود. کارهای سنگین، یعنی گرفتن خروجی و تمیز کردن فایل، پیش از روز تغییر انجام میشود. روز تغییر، فقط ورود نهایی و کنترل است و میشود آن را بعد از ساعت کاری یا در یک روز کم‌کار انجام داد.
چند روز اول بعد از تغییر را هم «کار موازی» در نظر بگیرید: همهی کار تازه در سامانه‌ی جدید انجام میشود، اما نرمافزار قبلی برای دیدن سوابقی که هنوز منتقل نشده باز است. منشی را هم پیش از روز تغییر چند ساعت با سامانه‌ی جدید آشنا کنید تا روز اول با صف شلوغ، اولین بارش نباشد.
پروندههای کاغذی را چه کنیم؟
اگر مطب بخشی از پرونده‌ها را هنوز کاغذی دارد، لازم نیست همه را یکباره اسکن یا تایپ کنید. راه عملی این است که فهرست بیماران را با شماره‌ی پروندهی کاغذی وارد کنید و پروندهی هر بیمار وقتی دوباره مراجعه کرد، کامل شود. برای اولویت‌بندی، اسکن و نام‌گذاری فایل‌ها، مقاله‌ی دیجیتال کردن پروندههای کاغذی مطب را ببینید.
با نرمافزار قبلی چه کنیم؟
پس از پایان انتقال، نرمافزار قبلی را بلافاصله پاک نکنید. یک پشتیبان کامل از دادههایش در جای امنی نگه دارید و اگر میشود، آن را مدتی فقط برای خواندن باز بگذارید. پروندهی پزشکی باید مدت مشخصی نگه داشته شود؛ درباره‌ی این مدت و مسئولیت پزشک در مقاله‌ی مدت نگه‌داری پرونده پزشکی نوشته‌ایم و پیش از پاک کردن هر دادهای از سازمان نظام پزشکی بپرسید.
انتقال به داشبورد سهند
در داشبورد سهند، فهرست بیماران از اکسل وارد میشود و پروندههای کاغذی را میشود با شماره‌ی پروندهی قبلی ثبت کرد. مدارک، عکس‌ها و PDF سوابق قدیمی در پروندهی هر بیمار می‌نشیند و سی‌دی تصویرهای پزشکی (DICOM) هم در پروندهی همان بیمار نگه داشته میشود. اگر مطب فرم‌های گزارش خودش را در Word دارد، از همان فایل Word فرم ساخته میشود. جستجوی نام هم «ی» و «ک» عربی و فارسی را یکی می‌داند، پس نام‌هایی که از نرم‌افزارهای قدیمی آمده‌اند پیدا می‌شوند. درباره‌ی خود پرونده در صفحهی پرونده الکترونیک بیمار بیشتر بخوانید.
اگر نمی‌خواهید این کار را خودتان انجام دهید، خدمت «راه‌اندازی و آموزش» سانیاد، جدا از اشتراک و اختیاری، پروندههای قبلی را برایتان وارد می‌کند و کارکنان را آموزش میدهد. و اگر روزی خواستید از سهند بروید، در اشتراک‌های پولی همهی گزارش‌ها خروجی اکسل دارد.