فهرست مطالب
خلاصه در چند خط
- قطعی اینترنت سه شکل دارد: قطعی خط خود مطب، قطعی اینترنت بینالملل، و قطعی کامل. هر کدام چیز متفاوتی را از کار می‌اندازد.
- نرم‌افزاری که برنامهی دسکتاپ با حالت آفلاین دارد، پذیرش و ویزیت را روی کامپیوتر مطب ادامه می‌دهد و بعد همگام میشود.
- نوبت آنلاین، پیامک و سامانهی بیمه به اینترنت نیاز دارند؛ برای آن‌ها از پیش جایگزین بگذارید.
- یک چک‌لیست آمادگی ساده، از خط پشتیبان تا فهرست چاپی نوبت‌ها، بیشتر غافلگیری‌ها را حذف میکند.
کار مطب در قطعی اینترنت وقتی ادامه پیدا میکند که از پیش برایش آماده باشید. ویزیت به خودی خود به اینترنت نیاز ندارد؛ آنچه متوقف میشود پرونده‌ای است که باز نمیشود، نوبتی که دیده نمیشود، پیامکی که نمی‌رود و نسخه‌ای که در سامانهی بیمه ثبت نمیشود.
از قطعی‌های اخیر چه یاد گرفتیم؟
مطب‌ها در سال‌های اخیر چند نوع قطعی را تجربه کرده‌اند: قطعی خط اینترنت یا مودم خود مطب، قطعی برق که مودم و کامپیوتر را با هم خاموش میکند، کندی شدید در ساعت‌هایی از روز، و دوره‌هایی که اینترنت بینالملل در دسترس نبوده اما شبکهی داخلی کار می‌کرده است. درس مشترک همهی این تجربه‌ها ساده است: مطبی که برنامهی جایگزین نداشت، ساعت‌ها دنبال پرونده و فهرست نوبت گشت؛ مطبی که آماده بود، فقط کمی کندتر کار کرد.
| نوع قطعی | معمولاً کار میکند | معمولاً کار نمی‌کند |
|---|---|---|
| قطعی خط اینترنت خود مطب | سرویس‌ها برای بیماران؛ برنامهی آفلاین روی کامپیوتر مطب | نرمافزار تحت وب روی کامپیوترهای مطب، مگر با خط پشتیبان |
| قطعی اینترنت بینالملل | سرویسهایی که سرورشان در ایران است، معمولاً از راه شبکهی داخلی | سرویسهای خارجی، اعلانهای گوشی و امکاناتی که به سرور خارج وابستهاند |
| قطعی کامل اینترنت | برنامهی آفلاین روی کامپیوتر مطب، کاغذ و تلفن ثابت | نوبت‌دهی آنلاین، پیامک، سامانههای بیمه و پرداخت آنلاین |
| قطعی برق | لپ‌تاپ با باتری و مودم روی برق اضطراری | هر دستگاهی که برق اضطراری ندارد |
حالت آفلاین نرمافزار مطب
نرم‌افزارهای مطب از این نظر سه دسته‌اند. نرمافزار نصبی قدیمی بی‌اینترنت کار میکند، اما فقط روی همان کامپیوتر یا شبکهی داخلی، و پشتیبان‌گیری با خودتان است. نرمافزار تحت وبِ صرف از هر جا باز میشود، اما بی‌اینترنت هیچ. دسته‌ی سوم، نرمافزار تحت وبی است که برنامهی دسکتاپ با حالت آفلاین هم دارد و هر دو مزیت را با هم دارد. مقایسه‌ی کامل این دسته‌ها را در مقاله‌ی نرمافزار مطب آنلاین یا آفلاین آورده‌ایم.
در حالت آفلاین خوب، برنامه یک نسخهی تازه از اطلاعات لازم را روی کامپیوتر نگه میدارد و وقتی اینترنت قطع شد، از همان نسخه کار میکند: پیدا کردن بیمار، دیدن پرونده، پذیرش و صف، نوشتن نسخه و گزارش. تغییرها در یک صف منتظر میمانند و پس از وصل شدن، به ترتیب فرستاده میشوند. پیش از انتخاب نرمافزار، این‌ها را بپرسید:
- کدام کارها در حالت آفلاین ممکن است و کدام نه؟
- اطلاعات روی کامپیوتر رمزگذاریشده نگه داشته میشود؟
- برنامه نشان می‌دهد اطلاعات مربوط به چه ساعتی است؟
- اگر دو نفر هم‌زمان یک چیز را تغییر دادند، پس از وصل شدن چه میشود؟
- کامپیوترهای دیگر مطب تغییرهای آفلاین را کی می‌بینند؟
برنامهی آفلاین را پیش از قطعی نصب کنید، نه در روز قطعی؛ برنامه فقط اطلاعاتی را بی‌اینترنت نشان می‌دهد که پیش از آن یک بار دیده و نگه داشته است. درباره‌ی برنامه ویندوز سهند و کارهایی که بدون اینترنت انجام می‌دهد، صفحه‌ی نرمافزار مطب آفلاین برای ویندوز را ببینید.
در قطعی، چه کسی چه کند؟
قطعی وقتی آشفتگی می‌سازد که هیچ‌کس نداند نوبت کیست. از پیش روشن کنید در قطعی هر نفر چه کاری دارد:
- منشی: به خط پشتیبان وصل میشود یا برنامهی آفلاین را باز میکند، پذیرش و صف را ادامه می‌دهد و پرداخت‌ها را یادداشت میکند.
- پزشک: ویزیت را ادامه می‌دهد، پرونده را از برنامهی آفلاین می‌بیند و نسخه را در پرونده می‌نویسد تا بعداً در سامانهی بیمه ثبت شود.
- مدیر یا مالک مطب: با پشتیبانی اینترنت و نرمافزار تماس می‌گیرد و اگر قطعی طولانی شد، درباره‌ی تماس با بیماران فردا تصمیم می‌گیرد.
اگر قطعی بیش از چند ساعت طول کشید، به بیماران سالن انتظار بگویید چه چیزی فرق کرده، مثلاً نسخهی بیمه دیرتر ثبت میشود یا پرداخت با روش دیگری انجام میشود. بیماری که از اول بداند، کمتر ناراضی میشود.
نوبت‌ها و پیامک در قطعی
بیمارانی که برای فردا نوبت دارند، از قطعی شما خبر ندارند. بخشی از کار مطب در قطعی، رساندن خبر به آن‌هاست.
- فهرست نوبت‌ها را از پیش داشته باشید: فهرست نوبت‌های امروز و فردا، با شماره‌ی تماس بیماران، باید بی‌اینترنت هم در دسترس باشد؛ در برنامهی آفلاین یا روی کاغذ.
- پیامک خودکار ممکن است نرود: اگر سامانهی پیامک به اینترنت دسترسی نداشته باشد، یادآوری‌ها نمی‌رسند. در قطعی طولانی، منشی با نوبت‌های فردا تماس تلفنی بگیرد.
- نوبت آنلاین: اگر بیماران به صفحه‌ی نوبت‌دهی دسترسی ندارند، نوبت تلفنی بدهید و پس از وصل شدن، در تقویم ثبت کنید.
- پرداخت: کارتخوان‌ها هم به ارتباط نیاز دارند. راه جایگزین پرداخت را از پیش مشخص کنید و هر پرداخت را برای ثبت بعدی یادداشت کنید.
نسخه‌های بیمه هم در قطعی کامل ثبت نمی‌شوند. روش جایگزین روز را از بیمه بپرسید و نسخه را در پروندهی مطب بنویسید؛ جزئیات این بخش را در راهنمای نسخه الکترونیک پزشکان ببینید.
همگام‌سازی پس از وصل شدن
وقتی اینترنت برگشت، کار تمام نشده است. این چند قدم را به ترتیب انجام دهید:
- صبر کنید برنامهی آفلاین تغییرهای منتظر را بفرستد و ببینید چیزی رد نشده باشد؛ تغییری که رد شده باید دستی درست شود.
- آنچه روی کاغذ ثبت شده، مثل نوبت‌های تلفنی و پرداخت‌ها، را وارد نرمافزار کنید.
- نسخه‌هایی را که باید در سامانهی بیمه ثبت می‌شد، ثبت کنید و کد رهگیری را در پرونده بنویسید.
- صندوق را با یادداشت‌های پرداخت و رسیدهای کارتخوان تطبیق دهید.
- پیام‌ها و تماس‌های بی‌پاسخ دوره‌ی قطعی را جواب دهید.
- یک یادداشت کوتاه بنویسید: چه چیزی خوب کار کرد و چه چیزی را دفعه‌ی بعد باید بهتر آماده کرد.
چک‌لیست آمادگی
این فهرست را یک بار با منشی مرور کنید و هر چند ماه یک بار، یک قطعی آزمایشی کوتاه انجام دهید: اینترنت را عمداً قطع کنید و ببینید کار مطب چطور پیش می‌رود.
زیرساخت
- یک خط اینترنت پشتیبان، مثلاً اینترنت همراه یک گوشی یا مودم سیم‌کارتی، که منشی بداند چطور به آن وصل شود.
- برق اضطراری برای مودم و کامپیوتر پذیرش، یا لپ‌تاپ با باتری سالم.
- تلفن ثابت یا گوشی شارژشده برای تماس با بیماران.
نرمافزار و اطلاعات
- برنامهی آفلاین روی کامپیوتر پذیرش و اتاق پزشک نصب و به‌روز باشد.
- هر کس یک بار با برنامه در حالت آفلاین کار کرده باشد.
- پشتیبان اطلاعات بیرون از مطب گرفته شود.
- رمز ورود ویندوز و قفل صفحه روی همهی کامپیوترها فعال باشد.
کاغذ و روال
- فهرست نوبت‌های امروز و فردا با شماره‌ی بیماران، هر عصر به‌روز شود.
- برگه‌ی نسخه و سرنسخه‌ی کاغذی کافی در مطب باشد.
- یک دفتر برای ثبت پذیرش‌ها، پرداخت‌ها و نوبت‌های تلفنی دوره‌ی قطعی.
- شماره‌ی پشتیبانی نرمافزار و ارائه‌دهنده‌ی اینترنت روی کاغذ کنار میز پذیرش.
- یک متن کوتاه آماده برای خبر دادن تأخیر یا تغییر به بیماران.