فهرست مطالب
خلاصه در چند خط
- زمان‌بندی دستگاه لیزر با یک قاعده شروع می‌شود: هر دستگاه تقویم خودش را دارد و هر نوبت به دستگاه و اپراتور وصل است.
- مدت نوبتها را از روی زمان واقعی کار کلینیک خودتان تعیین کنید، با آماده‌سازی و تمیزکاری اتاق، نه از روی حدس.
- سرویس دوره‌ای را در تقویم دستگاه ببندید و هر هفته ببینید هر دستگاه چند درصد از ساعت‌های کاری‌اش کار کرده است.
در کلینیک لیزر، دو مشکل از همه رایج‌تر است: دو مشتری که در یک ساعت برای یک دستگاه نوبت گرفته‌اند، و دستگاهی که نیمی از روز بیکار مانده است. هر دو از یک جا می‌آیند: نوبتها به اسم مشتری و ساعت ثبت میشوند، نه به دستگاه. پاسخ کوتاه این است که زمان‌بندی دستگاه لیزر وقتی درست کار میکند که هر دستگاه تقویم جدا داشته باشد، هر نوبت مدت واقعی خودش را بگیرد، اپراتور هر نوبت معلوم باشد و سرویس دستگاه هم مثل یک نوبت در تقویم دیده شود.
زمان‌بندی دستگاه لیزر با تقویم جدا برای هر دستگاه
اولین قدم ساده است: به جای یک دفتر نوبت برای همه‌ی کلینیک، برای هر دستگاه یک تقویم داشته باشید. وقتی منشی نوبت لیزر می‌دهد، آن نوبت روی دستگاه مشخصی ثبت می‌شود و آن ساعت برای همان دستگاه پر می‌شود. اگر کلینیک دو دستگاه دارد، در یک ساعت دو نوبت جا می‌شود، نه بیشتر.
- نوبت تلفنی، حضوری و آنلاین در یک تقویم. اگر نوبت آنلاین در سامانه‌ای جدا ثبت شود و نوبت تلفنی در دفتر، تداخل دیر یا زود پیش می‌آید.
- هر خدمت به دستگاه درستش وصل باشد. اگر دستگاه‌ها برای خدمات متفاوتی‌اند، خدمتی که فقط با یک دستگاه انجام می‌شود نباید روی دستگاه دیگر رزرو شود.
- ساعت کار هر دستگاه جدا. دستگاهی که فقط بعدازظهرها اپراتور دارد، صبح‌ها نوبت نگیرد.
اگر نوبت‌دهی آنلاین دارید، مشتری فقط ساعت‌هایی را ببیند که دستگاه و اپراتور هر دو آزادند. گرفتن بیعانه هنگام رزرو آنلاین هم نوبتهای بی‌حضور را کم میکند؛ درباره‌ی آن در نوبت‌دهی آنلاین با بیعانه نوشته‌ایم.
مدت هر ناحیه: از حدس به عدد
بیشتر تداخل‌ها و تأخیرها از این است که همه‌ی نوبتها یک اندازه گرفته میشوند، در حالی که لیزر یک ناحیه‌ی کوچک با لیزر کل بدن زمان یکسانی ندارد. مدت هر نوبت فقط زمان کار با دستگاه نیست:
| بخش | شامل چه چیزی | از کجا بدانید چقدر است |
|---|---|---|
| پذیرش و آماده‌سازی | ورود به اتاق، بررسی پرونده و ناحیه، آماده کردن پوست | زمان‌گیری واقعی در دو هفته |
| کار با دستگاه | خود درمان روی ناحیهها | بسته به ناحیه و دستگاه؛ از سابقه‌ی کلینیک خودتان |
| پایان جلسه | توضیح مراقبت پس از درمان، ثبت تنظیمات و یادداشت در پرونده | زمان‌گیری واقعی |
| آماده کردن اتاق | تمیز کردن دستگاه و تخت، آماده شدن برای نفر بعد | زمان‌گیری واقعی |
دو هفته مدت واقعی هر نوع نوبت را، از ورود مشتری تا آماده شدن اتاق برای نفر بعد، یادداشت کنید. بعد ناحیهها را در سه یا چهار گروه بگذارید (کوتاه، متوسط، بلند، کل بدن) و برای هر گروه یک مدت ثابت تعیین کنید. گروه‌بندی از این‌که برای هر ناحیه مدت جدا داشته باشید ساده‌تر است و منشی هم راحت‌تر نوبت می‌دهد.
مشتری‌ای که چند ناحیه را با هم در یک جلسه انجام می‌دهد، باید یک نوبت پیوسته بگیرد، نه چند نوبت جدا که بینشان کس دیگری رزرو شود. اگر بیشتر مشتریان شما پکیج دارند، نوبتهای پکیج را از اول برای همه‌ی جلسهها برنامه‌ریزی کنید؛ این کار را در فروش پکیج جلسات لیزر باز کرده‌ایم.
اپراتورها و مهارت هر نفر
دستگاه بدون اپراتور کار نمی‌کند. پس هر نوبت به دو چیز هم‌زمان نیاز دارد: دستگاه آزاد و اپراتوری که آن خدمت را بلد است و آن ساعت سر کار است. اگر برنامه‌ی کاری اپراتورها جدا از تقویم دستگاه‌ها نگه داشته شود، ساعتی که دستگاه آزاد به نظر می‌رسد ممکن است در واقع اپراتور نداشته باشد.
- برای هر کارمند بنویسید چه خدماتی را انجام می‌دهد و با کدام دستگاه کار میکند.
- شیفت‌ها را پیش از باز کردن نوبتهای هفته‌ی بعد ثبت کنید.
- اگر مشتری اپراتور همیشگی دارد، نوبت بعدی را در ساعت‌های کاری همان اپراتور پیشنهاد دهید.
- وقتی اپراتوری مرخصی می‌گیرد، نوبتهایی را که به او رسیده زودتر جابه‌جا کنید.
چه کسی اجازه دارد با دستگاه لیزر کار کند و زیر نظر چه کسی، قاعده‌ی وزارت بهداشت است. خلاصه‌ی آن را در چک‌لیست راه‌اندازی کلینیک لیزر آورده‌ایم؛ قاعده‌ی روز را از معاونت درمان دانشگاه علوم پزشکی بپرسید.
لغو، بی‌حضوری و فهرست انتظار
حتی با بهترین تقویم، بعضی مشتریان نمی‌آیند یا در آخرین لحظه لغو می‌کنند. ساعتی که این‌طور خالی می‌ماند، اگر برنامه‌ای برایش نداشته باشید، از دست رفته است. سه کار ساده بیشترش را برمی‌گرداند:
- یادآوری و تأیید. روز قبل پیامک یادآوری بفرستید و از مشتری بخواهید آمدنش را تأیید کند. لغوی که یک روز زودتر خبر داده شود، هنوز قابل پر کردن است.
- بیعانه برای نوبتهای بلند. نوبت کل بدن یا چند ناحیه، ساعت زیادی از دستگاه را می‌گیرد. بیعانه، احتمال نیامدن بی‌خبر را کم میکند.
- فهرست انتظار. مشتریانی را که می‌خواهند زودتر بیایند در فهرستی نگه دارید و وقتی نوبتی لغو شد، به آن‌ها خبر بدهید.
قانون لغو را هم روشن بنویسید و هنگام رزرو به مشتری بگویید: تا چند ساعت پیش از نوبت لغو رایگان است و بعد از آن با بیعانه چه می‌شود.
نگه‌داری و سرویس دستگاه
سرویس دوره‌ای دستگاه را مثل یک نوبت در تقویم همان دستگاه ثبت کنید تا کسی در آن ساعت رزرو نشود. اگر سرویس سر زده و بی‌برنامه انجام شود، باید چند نوبت را در آخرین لحظه لغو کنید، که هم به مشتری بد می‌گذرد و هم ساعت خالی می‌سازد.
- برنامه‌ی سرویس را از راهنمای سازنده و شرکت نماینده بگیرید و چند ماه جلوتر در تقویم ببندید.
- سرویس را در ساعت‌هایی بگذارید که معمولاً خلوت است؛ گزارش هفتگی نشان می‌دهد کدام ساعت‌هاست.
- هر خرابی و هر سرویس را با تاریخ و شرحش ثبت کنید. این سابقه در گفتگو با شرکت نماینده به کار می‌آید.
- تنظیمات دستگاه در هر جلسه را در پرونده‌ی مشتری نگه دارید تا اگر دستگاه عوض شد یا اپراتور دیگری کار کرد، سابقه در دست باشد.
اگر دستگاهی چند روز از کار افتاد، فهرست نوبتهای همان دستگاه در آن روزها را یک‌جا ببینید و یا به دستگاه دیگری منتقل کنید، یا با مشتریان تماس بگیرید. تقویم جدا برای هر دستگاه این کار را چند دقیقه‌ای میکند.
گزارش بهره‌وری دستگاه
هر هفته برای هر دستگاه یک عدد ساده حساب کنید: ساعت‌هایی که نوبت داشته، تقسیم بر ساعت‌هایی که می‌توانست کار کند. این عدد نشان می‌دهد دستگاه گران‌قیمت شما چقدر کار میکند. چند عدد دیگر هم کنار آن ببینید:
| عدد | چه می‌گوید | چه کار کنید |
|---|---|---|
| پرشدگی دستگاه | چند درصد ساعت‌های کاری پر بوده | اگر پایین است، ساعت کار یا تبلیغ را بازبینی کنید |
| پرشدگی هر روز و هر ساعت | کدام ساعت‌ها همیشه خالی است | پکیج ساعت‌های خلوت یا سرویس در همان ساعت‌ها |
| نوبتهای بی‌حضور | ساعت‌هایی که رزرو شد ولی کسی نیامد | یادآوری روز قبل و بیعانه |
| لغو دیرهنگام | لغوهایی که دیگر فرصت پر کردنشان نبود | فهرست انتظار و قانون لغو روشن |
| تأخیر نوبتها | نوبتهایی که دیرتر از ساعتشان شروع شدند | بازبینی مدت گروه‌های ناحیه |
برای حساب کردن هزینه‌ی ساعت خالی، یک مثال فرضی: اگر دستگاهی در هفته ۵۰ ساعت می‌تواند کار کند و ۳۵ ساعت نوبت داشته، پرشدگی‌اش ۷۰ درصد است و ۱۵ ساعت در هفته بیکار مانده. همین ۱۵ ساعت را در درآمد معمول یک ساعت ضرب کنید تا ببینید ساعت خالی چقدر هزینه دارد. عددها نمونه است؛ عدد کلینیک خودتان را بگذارید.
جمع‌بندی: از کجا شروع کنیم؟
- دو هفته زمان واقعی هر نوع نوبت را از ورود مشتری تا آماده شدن اتاق بنویسید؛ مدت‌های حدسی منبع بیشتر تداخل‌هاست.
- سرویس دوره‌ای چند ماه آینده را همین امروز در تقویم دستگاه ببندید، در خلوت‌ترین ساعت‌های گزارش هفتگی.
وقتی تعداد دستگاه‌ها و اپراتورها بیشتر شد، نگه‌داشتن این‌ها در دفتر سخت می‌شود. یک نرم‌افزار کلینیک لیزر که تقویم هر دستگاه و مهارت هر کارمند را با هم ببیند، بیشتر این کارها را خودش انجام می‌دهد.