فهرست مطالب
خلاصه در چند خط
- درآمد و هزینه را از روز اول در چند دسته‌ی ثابت ثبت کنید؛ بدون دسته‌بندی، گزارش ماهانه معنایی ندارد.
- صندوق را هر روز ببندید: جمع نقد، کارت و کارت‌به‌کارت را با آنچه در دست دارید مقایسه کنید.
- بدهی بیماران را جدا از درآمد نگه دارید و هر هفته پیگیری کنید.
- سود ماه = درآمد دریافت‌شده − هزینهها − سهم پزشکان و کارکنان. مالیات و دفاتر قانونی کار حسابدار است.
حسابداری مطب یعنی بدانید هر ماه چقدر پول وارد مطب شده، چقدر خرج شده و چه مانده است. برای این کار لازم نیست دفتر کل و سند حسابداری بلد باشید. کافی است چهار کار را منظم انجام دهید: درآمد و هزینه را درست دسته‌بندی کنید، صندوق را هر روز ببندید، بدهی بیماران را جدا پیگیری کنید و آخر هر ماه یک گزارش کوتاه ببینید.
دسته‌بندی درآمد و هزینه در حسابداری مطب
بیشتر سردرگمی‌های مالی مطب از اینجا شروع میشود که هر پرداخت با یک اسم تازه ثبت میشود. امروز «خرید دستکش»، فردا «لوازم»، پس‌فردا «مواد». آخر ماه نمی‌دانید برای مواد مصرفی چقدر خرج کرده‌اید. راه‌حل ساده است: از روز اول چند دسته‌ی ثابت انتخاب کنید و هر پول ورودی و خروجی را فقط در یکی از آن‌ها بگذارید.
| دسته | نمونه‌ها |
|---|---|
| درآمد ویزیت | ویزیت اول، ویزیت مجدد، مشاوره |
| درآمد خدمات | نوار قلب، اکو، سونوگرافی، تزریق، پانسمان، خدمات سرپایی |
| سهم بیمه | مبلغی که بیمه‌ی طرف قرارداد بعداً می‌پردازد |
| اجاره | اجاره‌ی ماهانه‌ی مطب، شارژ ساختمان |
| حقوق و دستمزد | منشی، دستیار، نظافت، بیمه‌ی کارکنان |
| مواد و لوازم مصرفی | دستکش، گاز، الکل، کاغذ نوار قلب، لوازم یک‌بارمصرف |
| دستگاه و تجهیزات | خرید یا تعمیر دستگاه، کامپیوتر، پرینتر |
| قبضها | آب، برق، گاز، تلفن، اینترنت |
| تبلیغات | تابلو، کارت ویزیت، صفحه‌ی اینترنتی، پیامک |
| مالیات و عوارض | مالیات، عوارض شهرداری، حق عضویت‌ها |
| سایر | هر چیزی که در دسته‌های بالا نیست؛ اگر زیاد شد، دسته‌ی تازه بسازید |
دو نکته را از همان اول رعایت کنید. یکی این‌که حساب بانکی و کارتخوان مطب را از حساب شخصی جدا کنید؛ خرج خانه نباید از صندوق مطب پرداخت شود. دیگر این‌که خرید یک دستگاه گران را با هزینه‌ی هر ماه یکی نکنید. اگر در یک ماه دستگاه نوار قلب خریده‌اید، آن ماه «زیان» نکرده‌اید؛ فقط یک خرید بزرگ داشته‌اید. حسابدار می‌داند این خرید را چطور در دفاتر بیاورد.
صندوق روزانه: هر روز ببندید
صندوق روزانه یعنی در پایان هر روز کاری بدانید چقدر دریافت شده و با چه روشی. منشی یا مسئول پذیرش جمع هر روش پرداخت را جدا حساب میکند: نقد، کارتخوان، کارت‌به‌کارت و سهم بیمه. بعد نقدی که در کشو است شمرده میشود و با جمع ثبت‌شده مقایسه میشود. اگر اختلافی هست، همان روز پیدا میشود، نه یک ماه بعد که دیگر کسی یادش نیست.
چند قاعده‌ی ساده صندوق را قابل اعتماد نگه می‌دارد:
- هر پرداخت همان لحظه ثبت شود، نه آخر روز از روی حافظه.
- هیچ پرداختی پاک نشود. اگر اشتباهی ثبت شد، با ذکر دلیل باطل شود تا سابقه‌اش بماند.
- روزی که بسته شد، دیگر تغییر نکند، مگر با اجازه‌ی مدیر.
- ویزیت رایگان هم ثبت شود، با مبلغ صفر، تا تعداد بیماران و درآمد با هم بخوانند.
- اگر مطب چند منشی یا چند شعبه دارد، هر کدام صندوق خودش را ببندد.
بدهی بیماران را جدا پیگیری کنید
در بیشتر مطب‌ها بخشی از پول همان روز دریافت نمی‌شود. بیمار کارت همراه ندارد، قرار است بعداً بپردازد، یا هزینه‌ی درمانش زیاد است و قسطی میدهد. این مبالغ درآمد نیستند، طلب مطب‌اند. اگر آن‌ها را جدا نگه ندارید، یا فراموش می‌شوند یا گزارش درآمد را بیش از واقع نشان می‌دهند.
برای هر بیمار بدهکار باید معلوم باشد چقدر بدهکار است، بابت کدام ویزیت یا خدمت، و چه زمانی قرار است بپردازد. اگر قسط گذاشته‌اید، تاریخ هر قسط مشخص باشد و روز قبل از سررسید به بیمار یادآوری شود. هفته‌ای یک بار فهرست بدهکاران را ببینید. بدهی‌ای که چند ماه پیگیری نشده، معمولاً دیگر وصول نمی‌شود.
سهم بیمه‌ی طرف قرارداد هم نوعی طلب است. بیمار سهم خودش را می‌پردازد و بیمه سهم خودش را چند هفته یا چند ماه بعد. فهرست مطالبات هر بیمه را جدا نگه دارید: کدام فرستاده شده، کدام پرداخت شده و کدام رد شده است.
گزارش ماهانه: سود واقعی مطب
آخر هر ماه یک گزارش کوتاه کافی است. لازم نیست ده‌ها صفحه باشد؛ همین چند عدد تصویر روشنی از وضع مطب میدهد:
| ردیف | مبلغ نمونه (تومان) |
|---|---|
| درآمد دریافت‌شده | ۱۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| هزینهها (اجاره، حقوق، مواد، قبضها و…) | ۴۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| سهم پزشکان و کارکنان | ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| سود پیش از مالیات | ۴۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| بدهی باز بیماران در پایان ماه | ۵٬۰۰۰٬۰۰۰ |
مهم‌تر از عدد یک ماه، روند چند ماه است. اگر درآمد ثابت مانده اما هزینه‌ی مواد هر ماه بالا رفته، یا بدهی باز بیماران ماه به ماه بیشتر میشود، گزارش ماهانه زودتر از هر چیز دیگری به شما خبر میدهد. کنار عددهای مالی، تعداد ویزیت‌ها و نوبت‌های خالی‌مانده را هم ببینید؛ گاهی افت درآمد از نوبت‌هایی است که بیمار نیامده، نه از کم شدن بیماران. راه‌های عملی آن را در کاهش غیبت بیماران ببینید.
اگر در مطب یا کلینیک با پزشکان دیگر کار می‌کنید، سهم هر پزشک هم بخشی از این گزارش است. نحوه‌ی حساب آن را در مطلب قرارداد درصدی پزشک و محاسبه‌ی سهم با یک مثال عددی آورده‌ایم.
کار با حسابدار: چه چیزی را به او بسپارید
حسابداری روزانهی مطب را میشود خودتان یا منشی انجام دهید. اما چند کار تخصصی است و بهتر است با حسابدار باشد: ثبت دفاتر قانونی، اظهارنامه‌ی مالیاتی، کارهای سامانه‌ی مؤدیان، حقوق و بیمه‌ی کارکنان و پاسخ به نامه‌های اداره‌ی مالیات. حسابدار خوب لازم نیست هر روز در مطب باشد؛ کافی است هر ماه یا هر فصل گزارش‌های منظم شما را بگیرد.
آنچه حسابدار معمولاً از مطب می‌خواهد:
- گزارش درآمد ماهانه به تفکیک روش پرداخت (نقد، کارتخوان، کارت‌به‌کارت، بیمه).
- فهرست هزینهها با تاریخ، دسته و مبلغ، همراه با رسید یا فاکتور.
- صورت سهم پزشکان و کارکنان و تاریخ پرداخت آن‌ها.
- صورت‌حساب بانکی حساب مطب.
- فهرست مطالبات بیمه‌ها و آنچه پرداخت یا رد شده است.
هرچه این گزارش‌ها مرتب‌تر باشند، کار حسابدار کوتاه‌تر و هزینه‌اش کمتر است. درباره‌ی مالیات، سامانه‌ی مؤدیان و مدارکی که باید آماده داشته باشید، در مطلب مالیات پزشکان ۱۴۰۵ نوشته‌ایم.
دفتر، اکسل یا نرمافزار؟
دفتر کاغذی برای شروع بد نیست، اما جمع زدن و پیدا کردن بدهی‌ها در آن سخت است. اکسل جمع می‌زند، ولی هر کس میتواند یک خانه را بی‌سروصدا عوض کند و سابقه‌ای نمی‌ماند. نرمافزار مطب این مزیت را دارد که پرداخت همان جایی ثبت میشود که ویزیت ثبت میشود؛ پس هیچ ویزیتی بی‌حساب نمی‌ماند، بدهی خودکار ساخته میشود و گزارش ماهانه بدون دوباره‌کاری آماده است. هر کدام را انتخاب کنید، مهم این است که هر روز و به یک شکل انجام شود.
جمع‌بندی: از کجا شروع کنیم؟
- اگر صندوق را هر روز نمی‌بندید، از همین امشب شروع کنید؛ اختلاف یک روز پیدا میشود، اختلاف یک ماه نه.
- پیش از جلسه با حسابدار، پنج گزارش بالا را آماده کنید؛ هر ساعتی که او کمتر بگردد، هزینه‌ی شما کمتر است.