مدیریت مطب روانشناسی: جلسه‌ها، بدهی مراجع و پرداخت ماهانه

مدیریت مطب روانشناسی با مطب پزشکی یک فرق بزرگ دارد: مراجع یک بار نمی‌آید. درمان ممکن است هفته‌ای یک جلسه و چند ماه طول بکشد. برای همین، سه چیز بیش از هر چیز دیگری اهمیت دارد: حساب روشن هر جلسه، قانون روشن لغو و غیبت، و یادآوری منظم. وقتی این سه مرتب باشند، گفتگو درباره‌ی پول کمتر پیش می‌آید و وقت جلسه صرف خود درمان می‌شود.

الگوهای پرداخت: جلسه‌ای، ماهانه، بسته‌ای

مطب‌های روانشناسی و مرکزهای مشاوره معمولاً یکی از این سه الگو را به کار می‌برند:

الگوی جلسه‌ای کمترین دردسر را دارد. الگوی ماهانه برای مراجعان ثابت راحت است، اما فقط وقتی جواب می‌دهد که بدهی هر جلسه جدا ثبت شود. الگوی بسته‌ای پیش‌پرداخت می‌آورد، اما باید روشن کنید جلسه‌های استفاده‌نشده چه می‌شوند و اگر درمان زودتر تمام شد، تکلیف باقی‌مانده چیست.

ثبت بدهی جلسه‌به‌جلسه

بدترین شکل حساب در مطب روانشناسی این است که بدهی مراجع یک عدد کلی در دفتر باشد: «۱۲ میلیون بدهکار». نه مراجع می‌داند این عدد از کجا آمده، نه منشی می‌تواند توضیح دهد. وقتی هر جلسه با تاریخ و مبلغش ثبت شود و هر پرداخت جدا، صورت حساب مراجع خودش گویاست: کدام جلسه‌ها پرداخت شده، کدام باز است و جمع چقدر است.

چند قاعده‌ی ساده:

• هر جلسه همان روز ثبت شود، حتی اگر پرداختی انجام نشد؛ باقی‌مانده بدهی همان جلسه است.
• پرداخت‌ها با روش پرداخت ثبت شوند: نقد، کارت یا کارت‌به‌کارت.
• اگر مراجع نمی‌تواند یک‌جا بپردازد، برای پرداخت باقی‌مانده با او قرار روشنی بگذارید و تاریخ هر پرداخت را بنویسید.
• بدهی‌ها را هر هفته مرور کنید؛ بدهی چندماهه گفتگو درباره‌ی پول را سخت‌تر می‌کند.

گفتگو درباره‌ی پول خودش بخشی از قرار درمانی است. بهتر است شرایط پرداخت در جلسه‌ی اول، کنار توضیح محرمانگی و رضایت آگاهانه، گفته و نوشته شود. درباره‌ی این بخش‌ها در پرونده‌ی مراجع روانشناسی بیشتر نوشته‌ایم.

لغو و غیبت: قانون روشن، از جلسه‌ی اول

جلسه‌ای که مراجع بی‌خبر نمی‌آید، ساعتی از برنامه‌ی درمانگر است که دیگر به کسی داده نمی‌شود. قانون لغو باید ساده، کتبی و از پیش اعلام‌شده باشد. یک نمونه‌ی رایج این است:

• لغو تا مدت معینی پیش از جلسه (مثلاً یک روز) بدون هزینه است.
• لغو دیرتر از آن، یا غیبت بی‌خبر، با هزینه‌ی بخشی یا همه‌ی جلسه است.
• در موارد اضطراری، تصمیم با درمانگر است.

عددها را خودتان تعیین کنید؛ مهم این است که مراجع پیش از شروع درمان آن را بداند و همیشه یکسان اجرا شود. برای کم کردن غیبت، به مراجع امکان بدهید حضورش را پیش از جلسه تأیید کند یا اگر نمی‌آید، خودش لغو کند. اگر فهرست انتظار دارید، جلسه‌ی لغوشده را به نفر بعدی پیشنهاد دهید. راه‌های دیگر را در کاهش غیبت بیماران آورده‌ایم.

یادآوری جلسه

مراجعی که هفته‌ای یک بار می‌آید، گاهی روز یا ساعت جلسه را فراموش می‌کند. یک پیامک یادآوری نوبت در روز قبل، ساده‌ترین راه کم کردن این فراموشی است. چند نکته برای مطب روانشناسی:

• متن یادآوری کوتاه و خنثی باشد. نوع خدمت یا مشکل مراجع را در پیامک ننویسید؛ پیامک ممکن است روی گوشی خانواده دیده شود.
• نام مطب، روز و ساعت کافی است.
• اگر مراجع ترجیح می‌دهد پیامک نگیرد، به خواسته‌اش احترام بگذارید.

جلسه‌های آنلاین و تلفنی

بخشی از مراجعان مطب روانشناسی جلسه‌ی آنلاین یا تلفنی را ترجیح می‌دهند: کسانی که دورند، ساعت کاری سختی دارند یا میان جلسه‌های حضوری سؤالی دارند. برای این جلسه‌ها همان قانون لغو و همان ثبت جلسه‌به‌جلسه را به کار ببرید و ساعت‌هایشان را از ساعت‌های حضوری جدا تعیین کنید تا یک ساعت هم‌زمان به یک جلسه‌ی حضوری و یک جلسه‌ی تلفنی داده نشود.

مرکز مشاوره با چند درمانگر

وقتی مطب به مرکز مشاوره با چند روانشناس و مشاور تبدیل می‌شود، چند کار تازه پیش می‌آید. هر درمانگر تقویم و ساعت‌های خودش را دارد و مراجع باید درمانگر خودش را انتخاب کند، نه هر کسی که آن ساعت آزاد است. منشی باید بتواند نوبت همه را بدهد، اما یادداشت‌های جلسه‌ی هیچ‌کدام را نبیند. هر درمانگر هم فقط یادداشت‌های مراجعان خودش را لازم دارد.

بخش مالی هم پیچیده‌تر می‌شود. اگر درمانگرها درصدی یا با مبلغ ثابت برای هر جلسه کار می‌کنند، سهم هر کدام باید از روی جلسه‌های برگزارشده‌ی خود او حساب شود و هر درمانگر بتواند صورت سهم خودش را ببیند. تکلیف جلسه‌ی لغوشده با هزینه یا غیبت بی‌خبر را هم در قرارداد با درمانگر روشن کنید: آیا از هزینه‌ی دریافت‌شده سهمی به او می‌رسد؟ این‌ها را از روز اول بنویسید تا بعداً اختلاف پیش نیاید.

یک نکته‌ی دیگر: اگر مراجعی میان درمانگرها جابه‌جا شود، پرونده‌اش باید یکی بماند، اما دسترسی درمانگر تازه به یادداشت‌های قبلی با اجازه‌ی مراجع باشد.

گزارش درآمد مطب روانشناسی

آخر هر ماه، این چند عدد تصویر روشنی از وضع مطب می‌دهد: تعداد جلسه‌های برگزارشده، جلسه‌های لغوشده و غیبت‌ها، درآمد دریافت‌شده، و بدهی باز مراجعان. اگر در مرکز مشاوره چند درمانگر کار می‌کنند، همین عددها برای هر درمانگر جدا لازم است، به‌اضافه‌ی سهم هر کدام. روند چند ماه را کنار هم ببینید: اگر غیبت‌ها رو به افزایش است، شاید زمان یادآوری یا قانون لغو را باید بازبینی کنید.

جمع‌بندی

• همین هفته بدهی‌های باز را مرور کنید؛ بدهی چندماهه گفتگو درباره‌ی پول را سخت‌تر می‌کند.
• آخر هر ماه غیبت‌های بی‌خبر را بشمارید؛ اگر رو به افزایش است، زمان یادآوری یا قانون لغو را بازبینی کنید.